Bürokratie auf Ukrainisch - eine Kiewer Odyssee

Bis zu 90 Tage pro Halbjahr dürfen sich Angehörige eines EU-Mitgliedsstaates ohne Visum in der Ukraine aufhalten. Will man länger bleiben, braucht man Sprachkenntnisse, Ausdauer, geduldige Mitstreiter und jede Menge Frustrationstoleranz. Im Gegenzug erhält man wertvolle Einblicke in den alltäglichen Irrsinn lokaler Bürokratie.

„Visum Typ D sieht vor, dass Sie sich innerhalb von 45 Tagen bei der zuständigen Ausländerbehörde registrieren müssen.“ Mit dieser Instruktion der ukrainischen Botschaft und dem ohne weiteres bewilligten Visum in der Tasche, hatte ich mich frohen Mutes auf den Weg nach Kiew gemacht. Voll und ganz war ich davon überzeugt, dass es sich bei besagter Registrierung nur um eine reine Formalie handeln konnte, die der Heinrich-Böll-Stiftung und ihrem künftigen Praktikanten keine weiteren Scherereien bereiten würde. Damit aber irrte ich mich gewaltig.

Es begann schon damit, dass mir in meinem persönlichen Umfeld zunächst einmal niemand so recht sagen konnte, welche Behörde denn nun für besagte Registrierung zuständig sein sollte. Das System sei letzten Herbst geändert worden und früher sei eine Registrierung gar nicht nötig gewesen, hieß es. Mit der Anmerkung, dass „Arbeit in einer gesellschaftlichen Organisation“ als Aufenthaltszweck in meinem Visum eingetragen war, erntete ich aber sofort eine ganze Reihe besorgter Blicke. Mir wurde erklärt, dass ich als Praktikant ja nicht wirklich arbeite und eine Arbeitserlaubnis sowieso geradezu unmöglich zu bekommen sei. Wahrscheinlich habe man mir ein falsches Visum ausgestellt und vielleicht sollte ich besser wieder ausreisen und mir ein Neues besorgen. Auch das Einschreiben an einer Universität oder die kurzzeitige Ausreise nach Transnistrien mit anschließender „Überzeugung“ der Grenzbeamten auf dem Rückweg wurden mir vorgeschlagen. Angesichts dieser Optionen, entschied ich mich aber dann doch dafür, erst einmal die zuständige Behörde zu finden.

Beim Eingeben entsprechender Suchwörter verwies mich Freund Google nicht etwa auf ein Behördenportal, sondern auf die Internetauftritte diverser Privatunternehmen, die sich ihre Hilfe bei der Registrierung gerne ausgesprochen teuer bezahlen lassen wollten. Kostenlos gab es dort immerhin die Information, dass der entsprechende Vorgang auf einer Behörde mit der klangvollen Bezeichnung OWIR erfolge, ebenso wie Adresse, Telefonnummer und Sprechzeiten der angeblich für meinen Wohnort zuständigen Außenstelle.

Früh morgens dort angekommen – am Telefon hatte niemand abgenommen – zeigte sich dann jedoch, dass die angegebenen Sprechzeiten nicht sonderlich präzise waren. Das für Ausländerangelegenheiten zuständige Büro war nur nachmittags zugänglich. Nachmittags wiederum zeigte sich, dass man in besagtem Zimmer nach einigem Warten zwar seinen Ehegatten registrieren konnte, dass aber alles, was mit Arbeit zu tun hatte, in einer anderen Zweigstelle abgewickelt wurde. Diese befand sich recht unscheinbar in einer weitab jeder U-Bahn gelegenen Plattenbausiedlung am anderen Ende der Stadt.

Dort ging immerhin jemand ans Telefon und verwies uns auf Zimmer Nr. 12 um 14 Uhr am folgenden Mittwoch. Vorsichtshalber waren wir schon eine Dreiviertelstunde vorher da und dadurch die ersten in der Schlange. In Zimmer Nr. 12 schickte man uns aber postwendend in Zimmer Nr. 9, wo wir uns ganz hinten anstellen durften. Eineinhalb Stunden später waren wir dann endlich zu einer Person vorgedrungen, die prinzipiell für mein Anliegen zuständig war – allerdings nicht für meinen Wohnort. Sprechstunde für meine Region war montags und donnerstags bei einer anderen Inspektorin. Diese Tatsache sollte ich noch häufig bedauern, denn besagte Dame erklärte uns trotz Nichtzuständigkeit freundlich und geduldig, was wir zu tun hatten. Wir erhielten zwei Antragsformulare und wurden für eine Liste weiterer vorzulegender Dokumente auf Anordnung Nr. 602 des Innenministeriums vom 23. August 2011 verwiesen. Obwohl es nicht in besagter Anordnung stehe, sei zusätzlich noch eine Krankenversicherungsbescheinigung vorzulegen. Eine Arbeitserlaubnis sei jedoch nicht erforderlich.

Es begann ein fröhliches Dokumentensammeln. Ich füllte ein Antragsformular aus und ließ die Böll-Stiftung das zweite ausfüllen. Ich erhielt abgestempelte und unterschriebene Kopien von Registrierungsurkunde und Satzung der Stiftung sowie einen Erlass, in dem ein Mitarbeiter mit meiner Betreuung beauftragt wurde. Ich machte vier Passbilder und kopierte persönliche Daten, Visum und Einreisestempel aus meinem Reisepass. Ich ließ Übersetzungen meiner Visumeinladung und meiner Passdaten anfertigen und letztere notariell beglaubigen. Eine Krankenversicherung besorgte ich mir ebenfalls. Als schwierigstes Dokument in der Liste erwies sich jedoch die Erlaubnis zur Registrierung meines Wohnorts bei einer Behörde namens SCHEK. Bei unserem ersten Besuch dort erklärte man sich für nicht zuständig und schickte uns zurück in Zimmer Nr. 206 des OWIR. Dort schickte man uns wieder zurück ins SCHEK mit dem Hinweis, man müsse explizit nach Formular Nr. 15 fragen und dieses nach Ausstellung dann noch einmal in Zimmer Nr. 104 des OWIR unterschreiben lassen. Formular Nr. 15 kannte man im SCHEK dann tatsächlich. Um es zu bekommen musste jedoch die Eigentümerin der Wohnung mitsamt dem Original der Besitzurkunde persönlich vorsprechen und mich registrieren. Zum Glück war sie in meinem Fall trotz mühsamer Anreise aus Tscherkassy ohne weiteres dazu bereit. Wir mussten also das Formular ausfüllen, einen formellen Mietvertrag abschließen, über eine Bankfiliale eine Registrierungsgebühr bezahlen, das Ganze in der Buchhaltung bestätigen und schlussendlich noch bei der Leitung des SCHEK unterschreiben lassen. Am nächsten Tag ging es zurück ins OWIR, wo wir erfuhren, dass die Sprechzeiten um eine Stunde vorverlegt worden waren, ohne dass das irgendwo schriftlich zu finden war. Heute sei aber eine Besprechung dazwischengekommen, weshalb bisher ohnehin noch gar niemand hineingelassen worden sei. Da sich der Personenansturm ausnahmsweise in Grenzen hielt, schafften wir es trotz allem noch. Die in Zimmer Nr. 104 ansässige stellvertretende Direktorin blätterte kurz die Formulare durch, murmelte etwas wie „Deutscher – kein Problem. Sollen ruhig noch mehr von kommen“ und unterschrieb. Für einen Moment fragte ich mich, ob sie genauso reagiert hätte, wäre ich zum Beispiel Tadschike gewesen.

Siegesgewiss standen wir mit dem wohlgeordneten Dokumentenstapel wenige Tage später wieder am anderen Ende der Stadt in der Schlange vor Zimmer Nr. 9. Die missmutig feindselige Penibilität, mit der die zuständige Inspektorin jedes einzelne Dokument überprüfte, verdarb uns die gute Laune jedoch schlagartig. Die Dame monierte, dass die Übersetzung der Einladung nicht per Faden und Siegel mit dem Original verbunden war. Außerdem sei es erforderlich, dass ein Vertreter der Stiftung bei der Dokumentenübergabe zugegen sei. Besagter Stiftungsvertreter wurde beim nächsten Versuch in der nächsten Sprechstunde dann geflissentlich ignoriert. Stattdessen musste ich noch zwei Anträge auf Ausstellung eines polizeilichen Führungszeugnisses ausfüllen, meine Versicherungspolice in einem Büro um die Ecke kopieren lassen und am Kiosk einen Umschlag für meine Passfotos sowie eine Mappe für alle Dokumente kaufen. Daraufhin wurde alles mürrisch entgegengenommen und für den kommenden Mittwoch wurde uns noch eine telefonische Inspektion bei der Böll-Stiftung angekündigt. In eineinhalb Wochen sollte ich meinen Pass abgeben, weil dort auch noch ein Stempel hineinmüsse und in zwei Wochen könne ich dann alle Dokumente abholen.

Der Telefonanruf am Mittwoch blieb aus. Stattdessen stand eine Woche später plötzlich ein Mann im Büro, der sich als Vertreter des Ausländeramts vorstellte und die tatsächliche Existenz der Stiftung sowie meine Anwesenheit dort überprüfen wollte. Anscheinend zufrieden mit dem Gesehenen zog er nach wenigen Minuten wieder von dannen. Augenscheinlich unzufrieden blieb jedoch nach wie vor die Inspektorin. Als ich nach langer Wartezeit und ermüdenden Drängeleien auf meiner Seite – sowie Verspätung und quälender Langsamkeit auf ihrer – wieder vor ihr stand, um meinen Pass abzugeben, fiel ihr plötzlich ein, dass sie neben der Stiftungssatzung und der Registrierung beim Justizministerium auch noch die Registrierung beim nationalen Statistikamt benötige. Diese solle ich gemeinsam mit dem Pass zur nächsten Sprechstunde vorbeibringen und dann in der übernächsten alles abholen. Auf meine Frage, warum sie mich über das fehlende Dokument nicht schon früher informiert hatte, wurde mir mitgeteilt, es sei nicht ihre Aufgabe, Antragsstellern zu sagen, was sie mitzubringen hätten und außerdem stehe das ganz klar im Unterpunkt 4.6 der Verordnung Nr. 602.

Beim späteren Nachschlagen zeigte sich jedoch, dass Unterpunkt 4.6 überhaupt nichts mit vorzulegenden Registrierungsurkunden zu tun hatte, während der tatsächlich einschlägige Absatz nicht weiter ausführte, welche Urkunden genau denn nun gemeint waren. Einem Nervenzusammenbruch nahe kopierte und beglaubigte ich also die Urkunde über die Registrierung beim Statistikamt und vorsichtshalber auch noch die Urkunden über die Registrierung bei vier weiteren Institutionen. Während ich das tat, fragte ich mich, wie es gelungen war die Böll-Stiftung als juristische Person zu registrieren, wenn es schon für einen einzelnen temporären Mitarbeiter so mühsam ist.

Überraschenderweise gab sich die Inspektorin schließlich mit dem einen zusätzlich geforderten Dokument zufrieden und teilte mir sogar mit, dass ich alles noch am gleichen Tag um vier Uhr abholen könne. Zu besagter Zeit musste ich zwar noch eine Stunde aus unerfindlichen Gründen warten, hielt die langersehnte Aufenthaltsgenehmigung und den gestempelten Pass dann aber tatsächlich in den Händen. Die letzte Etappe – die Eintragung meines Wohnorts beim SCHEK verlief ohne weitere Komplikationen. Alles, was benötigt wurde, war eine Kopie der Besitzurkunde über die Wohnung, eine Kopie der Aufenthaltsgenehmigung, umgerechnet etwa 0,387 Euro Bearbeitungsgebühr und eine Woche Bearbeitungszeit. Während wir das Antragsformular ausfüllten, spielte die zuständige Beamtin ein Computerspiel. Ansonsten zeigte sie sich kooperativ.

Sieben Wochen hat die Prozedur insgesamt gedauert. Dreizehn Besuche bei drei unterschiedlichen Behörden waren erforderlich. Die für Anfahrt und Warten aufgewendete Zeit versuche ich lieber gar nicht erst zu zählen, ebenso wenig wie die Nerven, die es mich und meine Mitstreiter gekostet hat.

Vergebens war all die Mühe aber dennoch nicht. Als Resultat darf ich mich nicht nur auf längere Zeit legal in der Ukraine aufhalten, sondern habe zusätzlich auch noch viel über das Land gelernt: Ich habe einen Eindruck davon bekommen, was das Schlagwort „bürokratische Hürden“ in der Praxis bedeutet und wie solche Hürden Ressourcen binden und Abläufe lähmen können. Wenn man etwas darüber nachdenkt, war mein Fall sogar noch verhältnismäßig unkompliziert. Mein Aufenthaltsziel passte genau in eine der vom Gesetz vorgesehenen Kategorien und alle Dokumente waren ohne größere Probleme zu beschaffen. Zudem hatte niemand ein wirkliches Interesse daran, mir aktiv Steine in den Weg zu legen. Hätte mein Fall aber in einer gesetzlichen Regelungslücke gelegen, oder hätte mir eine Person mit guten Kontakten das Leben schwer machen wollen, hätte die Beschaffung der notwendigen Dokumente schlagartig zum Ding der Unmöglichkeit werden können. Ausufernde Bürokratie ist somit mehr als nur ein lästiges Alltagsphänomen für den Einzelnen; sie behindert Wettbewerb, Transparenz und Fortschritt auf allen gesellschaftlichen Ebenen.

Es ist nicht schwer, sich Maßnahmen auszudenken, mit denen das Problem eingedämmt werden könnte. Ein staatliches Internetportal mit Zuständigkeiten und Sprechzeiten der jeweiligen Behörden sowie übersichtlichen Listen der vorzulegenden Dokumente wäre schon einmal ein guter Anfang, der allen Seiten viel Zeit und Arbeit ersparen würde. Schulungen und bessere Arbeitsbedingungen für Beamte mit dem Ziel, dass anstelle von Schikanen tatsächlicher Service geboten wird, wären ebenfalls hilfreich. Vor allem aber wäre ein Abbau an Kontrollwut vonnöten. Persönlichen Angaben müsste bisweilen einfach geglaubt werden – auch ohne Nachweise in Form zahlloser beglaubigter Kopien zahlloser zuvor mühsam beantragter Dokumente. Ein Dokument müsste außerdem bisweilen auch ohne Unterschrift aus der Chefetage auf Ermessensbasis ausgestellt werden können.

Den ersten beiden Maßnahmen stehen vermutlich vor allem organisatorische und finanzielle Hindernisse im Weg. Bei der Eindämmung staatlicher Kontrollwut stößt man hingegen auf sowjetische Tradition kombiniert mit einen Teufelskreis des Misstrauens: Der Staat misstraut dem Bürger und den eigenen Beamten und führt umfassende Dokumentations- und Kontrollpflichten ein. Diese wirken als bürokratische Hürden und machen Bürgern wie Beamten das Leben schwer. Dies wiederum führt zu Frustration und Ärger und erhöht den Anreiz, besagte Hürden durch Korruption oder Fälschung zu umgehen, womit sich der Staat wieder in seinem Misstrauen bestätigt sieht.

Solche Probleme lassen sich nicht über Nacht lösen. Es gibt sie auch bei weitem nicht nur im post-kommunistischen Raum. Ausufernde Bürokratie ist ein universelles Problem, mit dem jedes Land auf seine eigene Weise zu kämpfen hat.

Die vermutlich wertvollste Erfahrung meiner persönlichen Bürokratie-Odyssee war ohnehin das Gefühl, in einem fremden Land, mit einem begrenzten Verständnis von Sprache und Gepflogenheiten, einem Bollwerk aus Paragraphen, Amtsräumen, Dokumenten und unfreundlichen Beamten gegenüberzustehen, und nicht zu wissen, ob man letztendlich bleiben darf oder nicht. Als jemand, der sich ohnehin viel mit Einwanderungspolitik beschäftigt, gab mir dieses Gefühl reichlich zu denken. Geht es einem Ukrainer, der einen riesigen Stapel Dokumente in die deutsche Botschaft schleppt, nur um für ein paar Tage Freunde in Deutschland zu besuchen wirklich so viel anders als mir im Laufe jener Wochen? Und wie muss sich erst eine Asylbewerberin fühlen, die im Zweifelsfall nicht einfach in eine sichere und behütete Heimat zurückkehren kann und deren Antrag auch in Deutschland nur eine verschwindend geringe Chance auf Bewilligung hat?

In dieser Hinsicht kann man der ukrainischen Bürokratie sogar etwas zugute halten: Sie behandelt alle Menschen gleich. „Jaja, das ist hier immer so“, war die Reaktion vieler ukrainischen Bekannten auf meine Geschichte, während viele Deutsche nur ungläubig den Kopf schüttelten. In der Ukraine kämpft jeder mit bürokratischen Monstern. In Deutschland aber scheint dieser Kampf häufig denjenigen vorbehalten zu sein, die diesen Monstern weitgehend schutzlos ausgeliefert sind.

Autor: Jakob Hauter